仕事が終わらないのは能力不足？仕事が遅い人の6つの特徴と対策を紹介

仕事が終わらない自分を能力不足だと責め続けていませんか？仕事が終わらない原因は、個々の能力にもよりますが、外的要因も大きく関係します。

この記事では、能力不足で仕事が終わらない人の特徴と対策、仕事が終わらない外的要因と対処法を紹介しています。

能力不足で仕事が終わらない人の6つの特徴と改善策

仕事が終わらない原因は、業務量の多さや人員不足などの外的要因以外に、能力が足りていないことも考えられます。

能力不足で仕事が終わらない人の6つの特徴とそれぞれの改善策を紹介します。

1. 明らかに周囲よりも進捗が遅い
2. 気になることがあると手が先に進まない
3. 不測の事態が起きると慌ててしまう
4. 仕事の目的ややり方を理解していない
5. スケジュールやタスクを意識できない
6. 真面目で業務フローへ疑問を持たない

明らかに周囲よりも進捗が遅い

他の人と比べて業務量が多いわけではないのに、自分だけ仕事が終わらない人は能力不足が原因の可能性が高いです。例えば、同僚が同じ業務を1時間に5件ほど完了させるのに対し、自分は2件程度というようなケースです。この場合は仕事の進め方において、同僚の方が効率の良いやり方を実践しているのかもしれません。同僚に「どうやって仕事を進めてるか教えて」とお願いすれば、効率的な業務の遂行方法がわかるでしょう。

例えば、営業日報の提出において効率の良い人はテンプレートを作成しておき、内容の一部を当日のものに変更することで効率よく作成や提出を済ませます。一方で仕事が終わらない人は、1からその日の振り返りと文章作成に取り組んでいるため、日報完成までに時間がかかるのです。

明らかに仕事の進捗が遅い方は仕事が早い同僚にやり方を聞き、その方法を取り入れることで業務時間を短縮できる可能性があります。

気になることがあると手が先に進まない

仕事が終わらない人は、気になることがあると手が先に進まなくなってしまいます。仕事を進めるうえで不明点があった場合に、その不明点について考え続けてしまい、結局業務が進みません。一方で効率の良い人は、わからない部分は置いておいて他の業務を進めておき、後で上長に確認するなど業務の優先順位を柔軟に変えながら業務を進めます。

不明点を解決しようとする真面目な姿勢は大切ですが、あまりにこだわりすぎて仕事が終わらないと、上司からの評価にも響きます。「わからないことは後で聞こう」と一旦置いておく、力を抜いた姿勢もときには重要です。後回しにすると確認を忘れそうだと不安になる方は、付箋に確認事項をメモしておくなど、業務の抜け漏れを防ぐ工夫をしておきましょう。

不測の事態が起きると慌ててしまう

時間内に仕事が終わらない人は、業務上のトラブルが起きると慌ててしまう傾向にあります。人は動揺すると業務の手が止まったり、ミスを連発して修正に時間を取られたりするためです。結果的に業務が進まない、またはミスの修正で余計な作業が発生して仕事が終わりません。

トラブルに動じやすいことが原因で仕事が終わらない人はまず、仕事では不測の事態が起きるものと割り切ることが大切です。万が一不測の事態が起きて動揺したら、席を立ってトイレに行って手を洗うなど一度問題から離れましょう。物理的に問題から離れることで、動揺を鎮めて冷静さを取り戻せます。その後、トラブルの解決や他の業務の優先順位の入れ替えについて考えることで、業務を遅滞なくこなせるようになるでしょう。

仕事の目的ややり方を理解していない

全ての業務には目的やフローがありますが、仕事がおわない人はこれらをあまり理解していないことが多いです。漫然と業務をしている人、メモを取らない人は特に仕事が遅い傾向にあります。当人が目的ややり方を覚えていないと、いちいちマニュアルを確認したり、上司に質問する時間が生まれるため当然仕事が遅くなります。また、仕事の意味を理解していない人は無駄な工程や確認作業に時間を取られ、タスクの整理ができません。

対策としては、業務の目的や意味をしっかり理解することです。例えば、入金処理を担当しているなら、ミスなく自社の請求情報と入金情報を紐づけることが業務の目的です。万が一請求額と入金額に相違があった場合は交渉履歴の内容を確認する必要がありますが、請求と入金情報が完全一致している場合は、交渉内容の確認は必要ありません。仕事の意味を理解していれば、無駄な工程は省けます。

自分で判断するのが不安という方は、上司に聞いて指示を仰ぎましょう。その際に上司の判断基準を教えてもらうことで、徐々に自分で無駄な確認事項等を省いて仕事を早く終わらせられるようになります。

スケジュールやタスクを意識できない

一生懸命頑張っているけど仕事が終わらない人は、スケジュールやタスク管理ができていない場合が多いです。業務をこなすのに必死になって、気づいたら定時を過ぎている人は、時間を意識せずに仕事をしています。業務にかかる時間を区切らず仕事をしているため、何にどの程度時間をかけて良いかわからなくなり、定時までに仕事が終わりません。

スケジュールやタスク管理ができていない方は、1日の始まりにタスクをリストアップする癖をつけましょう。あなたが1日にこなすべき仕事の全貌を可視化するだけで、タスクと時間を意識できます。全てのタスクを洗い出したら、定時までに業務を終了させると仮定し、逆算してスケジュールを決めておきましょう。スケジュールを意識しながら時間を区切って仕事をすれば、以前よりも早く仕事が終わることに気づくはずです。

真面目で業務フローへ疑問を持たない

仕事が時間内に終わらない人は「言われた通りに仕事を進めなければならない」と思い込んでいる人が多いです。仮に業務フローが効率を度外視したものでも疑問を持たず、言われた通りの順番で仕事を実施するため、効率が落ちている可能性があります。

一方で仕事の効率が良い人は、業務フローをもとにして自分で効率の良いフローを考えて実践しています。必要のない確認を省く、より効率よくデータ精査する方法を編み出して、業務時間を短縮する努力をしているのです。

業務フローを見直したい場合は、自分で改めてフローを書き出してみましょう。書き出しているうちに「この確認作業は意味がないのでは？」と、無駄な工程に気付くかもしれません。無駄な工程に気づいたら、上司に「この確認作業の意味はなんですか？」と質問し、特に意味がないなら省いても良いでしょう。自分で業務フローの問題点に気づけない場合は、チームミーティングでフローの改善案を募って皆で効率化に取り組む方法もおすすめです。

仕事が終わらない原因は能力不足だけではない

能力不足は仕事が終わらない原因の1つですが、以下のような外部的要因で仕事が終わらない場合もあります。

1. 仕事についての研修が十分でない
2. 上司のマネジメント能力が不足している
3. 終わらない量の仕事を任せられている
4. オーバーワークでストレスが溜まっている

仕事についての研修が十分でない

会社の指導体制が整っておらず、仕事への知識やノウハウを十分に伝えていない場合は、社員が仕事の意味ややり方を理解できません。そのため、社員は業務をこなすために試行錯誤する必要があり、結果的に仕事が時間内に終わらなくなってしまいます。

研修が不十分で仕事の知識が不足していると感じる場合は、信頼できる上司にもう一度仕事の目的ややり方について研修してもらいましょう。あなたの業務についての知識がアップデートされることで、効率よく仕事を進められるようになります。

上司のマネジメント能力が不足している

チームリーダーのマネジメント能力不足が原因で、あなたが仕事を時間内に終わらせられない可能性もあります。上司自体にタスク管理能力が欠如しており、明らかに仕事の割り振りや業務量を誤っているケースです。

例えば、明らかにチームの人員が不足しているのに業務を請け負ってきて、チーム員に負担をかける場合があります。本来上司はチームのリソースと作業工数を計算し、無理のない範囲で調整するのが仕事です。しかし、マネジメント能力に欠ける上司はこの計算ができず、頼まれたらなんでも仕事を引き受けてきてしまい、チーム員が苦労します。

上司のマネジメント能力が欠如している場合の対策は、上司に窮状を訴えて環境を変えてもらうことです。上司自体の能力をいきなり上げることはできませんが、人員不足や業務が多すぎることを伝えれば、対策をとってくれる可能性があります。例えば、人員の増員や簡単な作業のみ外部委託または他部署に頼むなど、さまざまな対策ができるはずです。

上司に相談しても対応してくれない、業務の多さでキャパオーバーになってしまう方は、人事部に持ちかけて部署異動を願い出るのも良いでしょう。マネジメント能力がある上司の下につけば、無理な業務を押し付けられることなく仕事ができます。

終わらない量の仕事を任せられている

仕事が終わらない原因は能力不足ではなく、業務量が多すぎるだけかもしれません。終わらない量の仕事を任されているため、当然仕事が時間内に終わりません。例えば、人員不足や当日欠勤が多いチームで働いていると、他の人の業務もあなたがこなす必要があるため、一人でこなせる業務量を簡単に超えてしまいます。

業務量が多過ぎて仕事が終わらない方は、上司の上司や人事部に相談して環境改善を訴えましょう。業務の割り振りを部署内で変えたり、外部委託をして負担を減らすなどの対策をとってくれるかもしれません。

また、チーム内で自分だけ仕事が多すぎると感じる方はパワーハラスメントを受けている可能性もあります。パワーハラスメントについての相談窓口を利用し、会社側に適切に対処してもらいましょう。

パワーハラスメントの定義や相談窓口について知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

オーバーワークでストレスが溜まっている

業務量に変化はないのに仕事が終わらないのは、ストレスが原因かもしれません。オーバーワークは人にストレスを与え、その状態が継続すると判断力が鈍り、仕事に集中できる時間が短くなります。結果的に業務量に変化がなくても、仕事が終わらなくなるのです。

ストレスが原因で仕事が終わらない方は、すぐに上司に相談しましょう。業務を別の人に振ってもらう、しばらく定時で帰れるように調整してもらうなどの対策をとってもらえます。上司が何も対策しない場合は、休職も1つの手段です。ストレスによりさらに強い影響が出る前に、一度休む期間を設けましょう。

終わらない仕事に限界を感じている場合の対処法

仕事が終わらないことに限界を感じている方は、以下2つの対処法を試してください。

1. 部署を変えてもらう
2. 転職を検討する

部署を変えてもらう

仕事が終わらない原因が部署や上司にあるなら、部署移動を検討しましょう。あなたが所属する部署の残業が他部署と比べて非常に多い場合は、その部署に居続けると業務が終わらない状態の解決は難しいです。残業が少ない部署へ異動すれば、業務負荷が減り仕事を時間内に終わらせて定時に帰れるかもしれません。

明らかにあなたの能力不足ではなく、部署や上司に問題がある場合は、人事部に相談して異動希望を出しましょう。

転職を検討する

仕事が終わらないことに疲れを感じているなら、転職も選択肢の1つです。残業を美徳とする風土の会社に勤めている場合、社員一人ひとりに割り当てる業務量を調整する文化がないため、人事部に相談しても対応してもらえない可能性があります。

また、あなただけ仕事が遅いという場合は、仕事自体があなたの適職ではないのかもしれません。スキルに合う仕事につけば、業務も仕事内に終わらせてより充実した社会人生活ができる可能性があります。

「自分には特別なスキルなんてない」と思うなら、ぜひ第三者に相談してみましょう。第三者に相談することで、あなたが気づいていないスキルや才能に気づけるかもしれません。

転職について相談できるサービスは、こちらの記事で紹介しています。

仕事が終わらないのは能力不足のせいじゃないかも？誰かに相談してみましょう

能力不足で仕事が終わらないなら、自分に欠けたスキルを補う仕事の方法を取り入れましょう。しかし、いろいろ対策しても仕事が終わらない人は外的要因のせいで仕事が終わらない可能性もあります。

もしも、環境や上司の裁量、またはパワハラで仕事が終わらないほどの業務量を抱えているなら、部署異動や転職も検討してください。まずは仕事が終わらない悩みを誰かに打ち明け、原因特定のサポートをしてもらいましょう。

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