【管理職向け】部下とのコミュニケーションの取り方7つのコツ！失敗例も解説

「気を使っているつもりだけど、部下とのコミュニケーションがうまくいかない」

「部下とのコミュニケーションで、世代間ギャップを感じて話がまとまらない」

「部下から信頼されていないように感じて、仕事に影響が出ないかが心配」

部下とのコミュニケーションにおいて、このような悩みを抱えている方も多いでしょう。年代や立場の違いから、コミュニケーションが円滑に進まないと悩みますよね。

そこで本記事では、部下とのコミュニケーションの取り方7つのコツを解説します。メリットや多くの人が抱える課題、よくある失敗例も解説するため、部下とのコミュニケーションを良好にしたい方に役立つはずです。

本記事を読んで、部下とのコミュニケーションの取り方をマスターして、良好な関係の構築につなげましょう。

部下との良好なコミュニケーションを取る3つのメリット

部下と良好なコミュニケーションを取ると、以下のようなメリットがあります。

• 部下との信頼関係が築けて生産性や業務の効率が向上する
• 離職率が低下する
• 部下が成長しやすくなる

それぞれのメリットを理解して、コミュニケーションを取るモチベーションを高めましょう。

1.部下との信頼関係が築けて生産性や業務の効率が向上する

上司と部下の間で良好なコミュニケーションが取れていると、お互いの理解が深まり、強固な信頼関係を構築できます。部下は上司を頼りにできる存在だと感じられるようになり、一方で上司は部下の悩みや不安を把握しやすくなります。

そうした良好な関係性があると、部下は安心して上司に相談できるようになります。上司は部下の抱える課題を理解したうえで的確なアドバイスやサポートを提供でき、部下は仕事上の問題を解決しやすくなるでしょう。結果的に、部下の生産性が向上し、チーム全体の業務効率のアップも期待できます。

2.離職率が低下する

コミュニケーションが活発に行われている職場は、業務面での効率化だけでなく、部下にとって働きやすい環境になります。上司と部下、同僚同士の会話が弾み、お互いを思いやる雰囲気が生まれ、職場の居心地の良さが向上するでしょう。

このように、コミュニケーションを大切にする風土がある企業では、部下が安心して働き続けられる環境が整っています。その結果、離職率の低下につながり、優秀な人材の定着率を高められます。

3.部下が成長しやすくなる

部下の成長を促すためには、状況に応じた適切なコミュニケーションが重要です。上司が部下の頑張りを認め称賛したり、間違いを指摘して改善を促したり、悩みに耳を傾けて理解を示したりすると、部下の考える力や問題解決力を伸ばせるでしょう。

また、コミュニケーションを通じて、部下はスキルとメンタルの両面で成長していきます。自ら考え行動できるようになると、より効率的に業務をこなせるようになるだけでなく、周囲の人々に対してもよい影響を与えられるようになるでしょう。

部下とのコミュニケーションが取れない理由や課題！アンケート調査をもとに解説

部下とのコミュニケーションにおいて課題を抱えている人は少なくありません。1,800人のビジネスパーソンを対象にした「上司・部下間のコミュニケーション」調査によると、実に7割もの人が部下とのコミュニケーションに課題があると回答しています。

特に上司側は、部下との精神的な距離を感じているようです。このように、部下とのコミュニケーションがうまくいかない理由は、主に3つあります。

• 世代間のギャップがある
• 知識や経験に差がある
• 業務に追われている

本項で部下とコミュニケーションが取れない理由と解決策を理解しておきましょう。

1.世代間のギャップがある

上司と部下の間には、世代によるギャップが存在する場合があります。異なる時代背景や価値観のもとで育ってきた者同士では、片方が当然だと思っている内容がもう片方にはすんなりと受け入れられないケースもあるでしょう。

お互いを理解してくれていないと感じてしまうと、意思疎通が億劫になってしまいます。こうした状況を改善するには、育ってきた環境などを把握して、価値観を理解する必要があります。相手の趣味や得意なことなどに興味をもちながら「考え方にどのような違いがあるのか」「どのような目的をもって行動しているのか」を考えてみましょう。

2.知識や経験に差がある

部下とのコミュニケーションがうまくいかない理由として、上司と部下の知識や経験の差が挙げられます。上司が自身の豊富な経験と知識をベースにコミュニケーションをとろうとすると、部下は正確に理解できず、コミュニケーションに苦手意識を持ってしまう場合があります。

したがって、部下が自分と同じ知識を持っているとは考えずに、わかりやすいたとえ話を交えるなど丁寧な説明が大切です。知識や経験の差を意識し、相手に合わせた伝え方を工夫しましょう。

3.業務に追われている

日々の業務に追われて、部下とのコミュニケーションを取る余裕がないことも課題の一つです。上司側からは「自分もチームメンバーも忙しすぎて、雑談する機会を取れていない」などの声が聞かれます。

特に繁忙期には、本来協力が必要な時期にも関わらず、コミュニケーションが希薄になりがちです。時間がないのであれば、わずかな時間でも部下への感謝の気持ちを伝えるなど、ちょっとしたコミュニケーションを取りましょう。

出典：1800人のビジネスパーソンに聞いた「上司・部下間のコミュニケーション」調査｜エン・ジャパン株式会社

部下との良好なコミュニケーションの取り方7つのコツ

部下と良好なコミュニケーションを取れると、部下の能力を大きく引き出せて、チームの生産性を高められます。しかし、コミュニケーションをうまく取るのは簡単ではありません。本項では、部下との良好な関係を築くための8つのコツを紹介します。

• 話しかけやすい雰囲気を作る
• 傾聴する
• ポジティブな会話をする
• 定期的にフィードバックをする
• 自己開示をする
• 仕事の会話だけでなく雑談も行う
• 部下とのコミュニケーションをタスクにする

部下とのコミュニケーションのポイントを押さえて、良好な関係を築きましょう。

1.話しかけやすい雰囲気を作る

部下が声をかけにくい状況を作ってしまうと、情報伝達が滞り、意思疎通や業務の効率性に悪影響を及ぼします。そのため、上司は常に話しかけやすい雰囲気作りを心がける必要があります。

具体的には、いつも笑顔で接したり、部下の話に「そうだね」などと相槌を打ったりして関心を示すようにしましょう。話しかけやすい雰囲気を作ると、部下は上司に気軽に話しかけられるようになります。

2.傾聴する

人間関係がうまくいかないときは、部下の話に耳を傾けてみてください。自分の憶測だけで部下の気持ちや意見を決めつけるのは避け、しっかりと傾聴する必要があります。

話を聞くときは、相槌を打ったりうなずいたりして、積極的に耳を傾けている姿勢を示しましょう。傾聴すると、部下の考えや悩みを理解でき、適切なアドバイスができるようになります。さらに「この人は、真剣に話を聞いてくれる」と思われて、関係も良くなるでしょう。

3.ポジティブな会話をする

上司がネガティブな言葉を発すると、部下の行動もネガティブなものになりがちです。「でも」「だって」「できない」など、否定的な言葉を使う癖がある上司は要注意です。部下のやる気を削いでしまうだけでなく、職場の雰囲気も悪くしてしまいます。

そこで、ネガティブな表現をポジティブに言い換えるよう心がけましょう。例えば「できない」を「こうすればできそう」と言い換えるなどです。ポジティブな言葉は、部下のモチベーション向上にもつながります。

4.定期的にフィードバックをする

部下の成長には、定期的なフィードバックが欠かせません。上司から適切なフィードバックをもらえると、部下は自身の強みと改善点を明確に把握できるようになります。

週次や月次の1on1ミーティングを設け、部下の仕事ぶりについて具体的な事例を挙げながら、建設的なフィードバックを行いましょう。それにより、部下は目標達成に向けて効果的なアクションを取れるようになり、業務の質の向上が期待できます。

5.自己開示をする

上司による率先した自己開示（自身の考えや経験、感情などを相手に伝えること）も、良好なコミュニケーションを築く上で重要なポイントです。

部下に対して一方的に意見を求めるのではなく、まず上司が自分の考えを話すと、考えの根底にあるものが理解できて、部下との心理的な距離が縮まります。部下も上司の人となりがわかるので、自分の思いを伝えやすくなるはずです。

6.仕事の会話だけでなく雑談も行う

部下との会話が仕事の話題だけでは、どうしても堅苦しい雰囲気になってしまいます。時には仕事以外の話をして、部下との心理的な距離を縮めましょう。

例えば、休日の過ごし方や最近のストレス解消法など、プライベートな話題にも耳を傾けてみてください。例えば、趣味や関心事が同じだと、一気に距離が縮まるかもしれません。ただし、プライバシーに踏み込みすぎないよう、配慮が必要です。

7.部下とのコミュニケーションをタスクにする

「時間があるときに部下と話そう」では、コミュニケーションをつい後回しにしがちです。そこで、部下とのコミュニケーションを業務のタスクの一つとして位置付けてみましょう。

例えば「毎週月曜の10時に部下Aとの1on1を行う」などと、具体的な予定を入れてください。スケジュールに組み込むと、部下とのコミュニケーションを習慣化できます。

部下とのコミュニケーションでやってはいけないこと・失敗例

上司として部下とのコミュニケーションを円滑に進めるためには、避けるべき言動があります。本項では、部下とのコミュニケーションの失敗例を3つ取り上げます。

• 感情的になり叱責する・人前で叱る
• 話す内容が一貫しない
• ミスを認めない

失敗事例に加えて対策も解説するため、気をつけるべきポイントを押さえておきましょう。

1.感情的になり叱責する・人前で叱る

部下に対して威圧的な態度で叱責したり、人前で叱ったりすることは避けるべきです。部下の恐怖心を煽り、上司に対する苦手意識を生み出してしまいます。その結果、部下が失敗を恐れて挑戦しなくなるなどの事態を引き起こす可能性があります。

また、人前での叱責は部下の自尊心を著しく傷つけ、反発心を生むだけで建設的ではありません。叱る必要がある場合は、必ず個室など人目のない場所で1対1で行うようにしましょう。その際は、感情的にならず、客観的かつ冷静にどこがどのように悪いのかを説明し改善を促してください。

2.話す内容が一貫しない

上司が日によって話す内容が変わったり、明確な方向性を示さなかったりすると、部下は混乱し、仕事に対する不安やストレスが増大します。このような状況では、部下は自信を持って仕事を進められず、成長の機会を失ってしまうでしょう。

したがって、上司には一貫したビジョンと方針が求められます。チーム内での情報共有を徹底し、メンバー間の認識のズレを防ぎましょう。部下に対しては、明確な指示と的確なフィードバックを心がけ、仕事の方向性を示していく必要があります。

3.ミスを認めない

上司が自分のミスを認めないのは、部下からの尊敬を失う原因になります。特に、自分の責任を部下に負わせることは絶対に辞めてください。

上司がミスを認めず、部下に責任転嫁すれば、信頼関係は崩れてしまいます。そのため、率先してミスを認め、謝罪する姿勢を示しましょう。たとえ相手が部下であっても、誠意を持って謝罪し、再発防止策を講じることが必要です。

【シーン別】部下とのコミュニケーションでのよくある悩みと解決策

部下とのコミュニケーションは、管理職にとって重要な課題の一つです。シーンごとに異なる悩みや課題が存在しますが、適切な対処法を身につけると、部下との良好な関係性の構築が可能になります。部下とのコミュニケーションでよくある悩みは、以下の4つです。

• 部下が言うことを聞かない
• 年上の部下とのコミュニケーションがうまくいかない
• リモートワークでコミュニケーションが取りづらい
• コミュニケーションが苦手な部下がいる

本項では、4つの悩みと解決策を詳しく解説します。悩みや課題に合わせて適切な対応ができるために、ぜひ参考にしてみてください。

1.部下が言うことを聞かない

部下が上司の指示に従わない背景には、上司と部下との信頼関係の欠如や、部下から軽視されている場合が考えられます。この問題を解決するには、まず部下の話に耳を傾け、オープンな質問を投げかけてみましょう。例えば「最近の仕事は、どのように感じているか」など、部下から率直な意見を引き出せるような問いかけを心がけてください。

また、部下の能力を信頼し、適切な範囲で仕事を任せてみるのも効果的です。部下が自分の存在価値を実感し、上司から必要とされていると感じると、指示に従う意欲が高まります。信頼関係の構築により、コミュニケーションを円滑にできるでしょう。

部下が言うことを聞かないときの対処法は以下の記事で解説しているため、気になる方はぜひ参考にしてみてください。

部下が言うことを聞かないときの6つの対処法！原因やシーン別の対策も解説

2.年上の部下とのコミュニケーションがうまくいかない

年上の部下とのコミュニケーションでは、相手の経験やプライドを尊重しながら、明確な目標とゴールを共有しましょう。上司は部下の発言に真摯に耳を傾け、意見や提案を丁寧に扱う姿勢を示す必要があります。

加えて、定期的な1on1ミーティングを実施し、業務上の課題や期待値について率直に話し合う機会を設けましょう。普段の何気ない会話から信頼関係を築きつつ、必要なタイミングできちんと向き合ってください。

3.リモートワークでコミュニケーションが取りづらい

リモートワークの普及にともない、対面でのコミュニケーション機会が減少し、認識のズレが生じやすくなっています。この問題への対策として、定期的なオンライン会議を開催し、テキストコミュニケーションツールを活用した積極的な情報共有が効果的です。

また、オンライン上でも業務報告だけでなく雑談の時間を設けるなど、コミュニケーションの量を意識的に増やす必要があります。テレビ会議システムを使ったバーチャル飲み会や、チャットでの近況報告など、さまざまな手法を組み合わせて、リモート環境下でも部下との良好な関係性を維持しましょう。

4.コミュニケーションが苦手な部下がいる

コミュニケーションが苦手な部下は、自分から話しかける心理的ハードルが高い傾向にあります。そのような部下に対しては、まず答えやすい話題から会話を始めるのがおすすめです。例えば、朝の挨拶や天気の話など、気軽に答えられる話題を投げかけ、徐々にコミュニケーションへの抵抗感を和らげていきましょう。

加えて、部下の趣味や関心事を把握し、関連する話題を織り交ぜるのも効果的です。部下の興味を引く話題であれば、自然と会話が弾むはずです。上司が歩み寄り、部下が話しやすい環境を作ると、コミュニケーションが苦手な部下も徐々に殻を破り、積極的に発言できるようになるでしょう。

部下とのコミュニケーションを取り良好な関係を構築しよう

部下との良好なコミュニケーションを取るには、話しかけやすい雰囲気を作ったり、傾聴し相手の話をしっかりと聞いたりする姿勢が重要です。それ以外にも、ポジティブな会話や、自己開示も重要なので、忘れないようにしましょう。

部下とのコミュニケーションの課題を感じている方は多いですが、本記事の内容を実践すれば良好な関係構築につながります。

とはいえ「部下とのコミュニケーションの悩みについて誰かに相談したい」と思っている方もいるでしょう。今抱えているコミュニケーションの課題を聞いてもらい、解決につなげたい方はcoacheeがおすすめです。

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