上司に退職を相談する時の切り出し方やタイミング、伝え方を解説
「退職の意思が固まっており上司に相談したいけど、どのような言葉で切り出せばいいのかわからない。」
「相談のタイミングを間違えて、上司との関係がこじれてしまわないか不安。」
退職の意思を固めているものの、上司に対して退職についてどう相談すべきか、どのようなタイミングで切り出すかがわからず悩んでいる方もいるでしょう。
そこで本記事では、上司への退職相談の切り出し方や伝え方、タイミングについて、よくある疑問をふまえながら詳しく解説します。メールでの相談方法や、退職を相談せずにいることのリスクについても触れていますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
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上司への退職相談で最初にすべきこと
退職の意向を伝える際に、まず押さえておきたいのは「誰に・どの順番で話すか」という点です。退職相談の順番を間違えると、職場での信頼関係に影響が出ることもあります。
原則として、最初に話す相手は直属の上司です。人事担当者や他部署の先輩・同僚に先に話すと、上司が後から知ることになり、関係がぎくしゃくしてしまう可能性があります。
また「退職するかどうかまだ迷っている段階での相談」と、「退職の意思が固まった後の報告」は、性質が少し異なります。
迷っている段階であれば、職場環境の改善に向けて上司も一緒に考えてくれることがありますが、退職の意思が固まった後の「相談」は、実質的には「報告」と受け取られる場合がほとんどです。
自分がどちらの状態にあるかを把握したうえで、相談の場に臨むとよいでしょう。
退職を相談する前に整理しておくべきこと
上司との面談の場で慌てないよう、事前に自分の頭の中を整理しておくことが大切です。
具体的には、退職理由を自分の言葉で説明できるようにしましょう。「なぜ辞めたいのか」を言語化できていないと、上司から質問された際に答えに詰まり、感情的になってしまうことがあります。言葉に迷う場面を減らすためにも、頭の中を整理してから臨むことをおすすめします。
転職先が決まっているかどうかによっても、相談の進め方は変わります。転職先が決まっていれば、退職日の目安を伝えやすくなります。一方、まだ決まっていない場合は、退職希望時期だけを伝えて、引き継ぎのスケジュールを一緒に考えるという形になるでしょう。
なお、厚生労働省の令和6年雇用動向調査によると、転職入職者が前職を辞めた理由として「職場の人間関係が好ましくなかった」「給料等収入が少なかった」を挙げる方が多い傾向にあります。
ただし、こうした本音をそのまま上司に伝えることが円満退職につながるとは限りません。相談の場では、前向きな言葉に言い換えることを意識するとよいでしょう。
直属の上司以外に先に話すのは避けるべき
退職の意向を、上司よりも先に人事担当者や同僚・先輩に話してしまうケースがあります。しかし、これは直属の上司との信頼関係を損なうリスクがあるため、基本的には避けた方が無難です。
上司が部下の退職を第三者から聞かされた場合、「なぜ自分に先に話してくれなかったのか」と傷ついたり、不信感を抱いたりすることがあります。その結果、退職するまでの時間を、気まずい状態で過ごさざるを得なくなるリスクがあります。
退職の話は、必ず直属の上司から順番に伝えるのが基本です。
退職相談を切り出す際のポイントとタイミング
退職を上司に相談する際、「いつ・どのタイミングで話すか」は、その後の流れに大きく影響します。ここでは以下の点について詳しく見ていきましょう。
- 退職の何カ月前までに相談すべきか
- 避けるべきタイミングはあるか
- 相談に適した曜日・時間帯はあるか
退職の何カ月前までに相談すべき？
退職の相談は、一般的に退職希望日の1カ月〜3カ月前を目安に行うことが多いです。ただし、これはあくまで実務上の慣習であり、法律上の定めとは異なります。
法律上は、民法第627条により、期間の定めのない雇用契約では2週間前に申し出れば退職できると定められています。ただし多くの企業の就業規則では1カ月〜3カ月前の申し出を求めているため、まず自社の就業規則を確認しておきましょう。
引き継ぎをしっかり行いたい場合や、プロジェクトの区切りを考慮したい場合は、早めに相談するほど円滑に退職しやすいです。退職日を明確にする前に、まず「相談の場を設けたい」と上司に伝えるだけでも、余裕を持って話し合いを進めやすくなります。
退職相談を避けるべきタイミングはある？
退職を相談するタイミングとして、繁忙期・決算期・プロジェクトの佳境にあたる時期は避けるのが無難です。こうした時期に退職の話を切り出すと、上司が業務上のプレッシャーを抱えた状態で話を聞くことになり、冷静な対話がしにくくなります。
職場全体への影響が大きくなるタイミングでの退職相談は、周囲の印象にも影響することがあります。
また、上司が打ち合わせや業務に追われているタイミングで声をかけることも避けましょう。「少しお時間をいただけますか」と事前にアポを取ることで、上司も心の準備ができ、落ち着いて話を聞いてもらいやすくなります。
退職相談を切り出すのにおすすめの曜日・時間帯はある？
明確な正解があるわけではありませんが、週の中頃〜後半の午前中に、相談の場を設けるのがおすすめです。月曜日は休日に届いたメールの処理を行ったり、休み明けで気持ちが仕事に向いていない人が多かったりするためです。
上司に退職について相談する際のポイントとよくある疑問
退職の相談をする際に意識したいのは、これまでの感謝の気持ちを相手に伝えることです。
どんな理由で退職するとしても、これまでの在籍期間中に指導やサポートを受けてきたことへの感謝を、最初のひと言として添えるだけで、場の雰囲気が大きく変わります。退職の場面でも、相手への敬意を忘れないことが、円満な関係を保つための基本です。
ここでは、退職相談でよく抱かれる疑問について詳しく見ていきましょう。
- 最初の一言はどう切り出すべきか
- 退職理由はどこまで話すべきか
- 引き止められたときにどう対応すべきか
最初の一言はどう切り出すべき？
退職の話を切り出す際は、いきなり本題に入るのではなく、まずアポを取ることから始めましょう。
例えば「少しご相談したいことがあるのですが、お時間をいただけますか」「個別にお話しする機会を設けていただけないでしょうか」といった言い方が自然です。
退職の相談は、必ず個室や二人きりの環境で行いましょう。オープンスペースや他の社員がいる場所での相談は、双方にとって話しにくく、誤った情報が広まるリスクもあります。
面談の場では冒頭に「今まで大変お世話になりました」とひと言添えることで、感謝の気持ちを示しながら本題に入ることができます。
退職理由はどこまで話すべき？
退職理由は、ネガティブな本音をそのまま伝えることより、前向きな理由にまとめて伝えることが円満退職への近道です。
「給料に不満があった」「上司との関係に疲れた」といった感情的な言葉は、相手を傷つけたり、場の雰囲気を険悪にしたりする可能性があります。
同じ内容であっても、「スキルアップできる環境に移りたい」「現職ではかなえられないキャリアの方向性がある」という言い方にするだけで、相手も受け取りやすくなります。
完全に本音を隠す必要はありませんが、相手が傷つく表現は避け、前を向いた言葉で伝えることを意識してみてください。
引き止められたときにどう対応すべき？
退職の意向を伝えると、上司から「考え直してほしい」「もう少し待ってほしい」と引き止められることがあります。こうした場面では、感謝の気持ちを伝えながらも、毅然とした態度を保つことが大切です。
「ご心配いただきありがとうございます。ただ、この決断は十分に考えた上でのことです」といった言い方で、意思が固まっていることを静かに伝えましょう。感情的に反発するのではなく、落ち着いたトーンで繰り返し伝えることが、最終的には理解を得やすくなります。
引き止めに対してその場で曖昧な返答をしてしまうと、「まだ検討の余地がある」と受け取られ、退職の時期が長引いてしまうこともあります。迷いがある場合は別ですが、意思が固まっているなら、その場で明確に伝えることをおすすめします。
メールで退職相談をする場合のポイント
リモートワークの普及にともない、上司と対面で話す機会が減っている職場も増えています。そのような背景から、メールやチャットで退職の意向を伝えるケースも以前より見られるようになりました。
ただし、メールでの退職相談には注意が必要な点もあります。
原則としてメールだけで退職相談をするのは避けるべき
退職相談をメールだけで済ませることは、基本的に避けた方がよいでしょう。退職の意向はデリケートな内容であるため、文章だけでは誠意が伝わりにくく、上司に「軽く扱われた」という印象を与えてしまうことがあります。
また、メールでは双方向のやりとりが難しく、誤解が生じやすいという側面もあります。引き継ぎや退職日の調整など、詳細な話し合いが必要な場面では、対面や電話の方がスムーズに進む場合がほとんどです。
退職後の関係性や評価に影響することもあるため、できる限り対面での相談を選ぶようにしましょう。
リモートなど対面で会う機会がない場合はメールでの退職相談も認められやすい
フルリモートワーク勤務や、出張・遠隔地勤務などで上司と対面する機会がほとんどない場合は、メールでの退職相談もある程度は受け入れられやすいです。
ただし、この場合でも「メールだけで完結させる」のではなく「メールでアポを取り、オンライン会議や電話での面談につなげる」という流れが理想的です。
「ご相談したいことがあります。お時間をいただけますか」という一文をメールで送り、その後の退職相談はオンライン会議などで行うことで、誠意を持って伝えることができます。
退職相談メールの書き方と例文
アポ取りのメールを送る際は、件名・本文ともにシンプルにまとめることを心がけましょう。退職相談メールの例文を掲載します。こちらの文面をベースに、自分の置かれた状況に合わせてアレンジを行ってみてください。
件名の例：「ご相談があります（〇〇）」「お時間をいただきたく、ご連絡いたしました」
本文の例：
| 〇〇部長 お疲れ様です。〇〇です。大変恐縮ですが、個人的にご相談したいことがございます。お時間をいただけますでしょうか。ご都合のよい日時をご教示いただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。 |
退職の意向そのものはメール本文に書かず、面談の場で直接伝えるようにしましょう。件名や本文で「退職」という言葉を使ってしまうと、上司が読んだ瞬間に動揺し、周囲に伝わってしまうリスクもあります。
退職相談をしなかった場合に想定されるリスク
退職について上司に相談せず、突然「2週間後に辞めます」と切り出した場合、職場には様々な負担が生じます。
職場との関係をできる限り円満に保ちたいと思うなら、事前に相談の場を設けることが重要です。ここでは、相談なく退職を切り出した場合に起こりやすいリスクについて詳しく見ていきましょう。
引き継ぎ期間が短く業務に支障を与えてしまう
退職の相談なしに「来月末で辞めたい」と伝えた場合、引き継ぎに使える時間が極端に短くなります。引き継ぎが不十分なまま退職すると、残された同僚やチームに余計な負担をかけることになり、職場全体の業務に支障をきたすこともあります。
自分が担当していた業務や顧客との関係が引き継ぎされないまま終わると、退職後も「あの人がいなくなって困っている」という状況が続くことになりかねません。円満に退職するためには、十分な引き継ぎ期間を確保できるよう、早めに相談することが大切です。
社内の人間関係が悪くなってしまう
事前の相談なしに退職を伝えると、「相談してほしかった」と感じる上司や同僚が出てくることがあります。その結果、退職が決まってから実際に退社するまでの期間、職場での人間関係がぎこちなくなってしまうことも少なくありません。
また、上司との関係が悪化した場合、退職手続きがスムーズに進まなかったり、最悪の場合、パワハラ的な対応をされてしまうリスクも考えられます。退職までの期間が心理的につらくなってしまうことも、相談なしに退職を切り出す場合のリスクのひとつです。
どうしても切り出しにくい状況や、すでにパワハラを受けていてつらい場合は、一人で抱え込まず第三者に相談することをおすすめします。労働基準監督署や弁護士への相談も選択肢のひとつですが、まずはキャリアの専門家に話してみることで、状況を整理しやすくなるかもしれません。
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